貴方のメールは大丈夫?事務員に愛されるメール署名はこれだ!【マインドマップ1年生!】
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私、サラリーマンを兼業しております。
で、勤務先では事務その他何でも屋さんを担当しています。
カッコよくいうと「社長秘書」だけれど、どう考えても「何でも屋」。

当然メール処理もしますし、郵便処理もいたします。
しかし!事務員泣かせのメール署名が結構多いのです!

事務員のこの悲痛な叫びよ、世の中に届け!

ということで、「メール署名で漏れがちなこと」をまとめてみました。
ぜひ、あなたの署名もチェックしてみてください!
ひとりでも、嘆く事務員が世の中から減りますように。なむなむ。

そもそも署名が入ってない


実は意外と目につくのがコレ。

いくら何度もやり取りしたことがある相手でも、
やっぱり署名なしはマズイです。

「どの人だったっけ?」「どの部署だったっけ?」と、
こういった部分を相手に調べさせる手間になりかねません。

というわけで、署名は必ず付けていただきたいところです。

会社の住所が入ってない


これは実は多い、むちゃくちゃ多い。

メールでのやり取りなのだから、住所はいらないかというと
勿論そんなことはありません。

メールのやり取りや、その他取引などの関連で
取引先に郵便などを送ることもよくある業務です。

その際に、メールで住所をチェックして、郵便物に記載することが多いのです。

名刺データベースもありますが、
うっかり最新になっていない可能性もあります。
なにより、名刺データベースにいちいちログインするのが面倒くさい!(私は)

それよりも、メールのやり取りそのものから住所を探したほうが確実だし、
メール内検索でサクッと済むのでお手軽です。

郵便番号が入っていない


住所は入っている!でも郵便番号が入っていない!
というパターンも何気に目につきます。

住所があっても、郵便番号が入っていなければ
郵便を出す立場からしてみれば同じこと。

郵便番号を調べるはめになりますし、
会社概要を見たらそこにも郵便番号がなかった!な、なんだと…
となったことは、一度や二度ではありません。

ぜひ、住所と一緒に郵便番号も入れてください!
たった7つの数字が、事務員の手間を激減させてくれるのです。

都道府県名がない


どうせ書くなら、ここまで入れていただきたいのです。

なくても分かるだろ?ではなくて、
分からないかもしれないなら書いておく、の精神で。

あると嬉しい「フリガナ」


名前や社名にフリガナがあると、
「ああ、この人は親切な人だ!」と好感度アップします。

電話するときに、社名はともかく
お名前の読みがわからない事ってたまにあります。
メールアドレスから推測できるならいいのですが…。

そういう方に電話するのって、ドキドキ二割増しです。
「名前間違ってたらどうしよう!」と思うので。

「自分の名前は読みが複数ある」「読まれにくい」という方は、
ぜひフリガナを入れておきましょう。


小さな思いやりが、誰かを救う


正直、デザインなんてどうでもいいのです。
必要な情報があるかないか、それが大事!

署名は、一度作成したら見直すことがあまりないかもしれません。
署名?名前と電話があれば十分だろ?と思っている人もいるかもしれません。

しかし、ほんの小さな思いやりで、いつか誰かが少し救われるなら…。
なんだか、嬉しくなりませんか?

この春、あなたの署名を、一度見直してみませんか?

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