おすすめ本!「クラウド時代のタスク管理の技術」読書メモ【マインドマップ1年生!】
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昨晩、この本を読みながらTwitterでぽちぽちメモを共有していました。
せっかくなので、ブログにそのツイートをまとめてみます。
本来ならばきちんとした形で書評を書くべきかとは思うのですが、この本の良さは私の書評では伝えられない!
本のエッセンスの抜粋を見て興味をもった方は、是非実際に本を手にとって読んでみて欲しいと思います。

本でも書かれていますが、佐々木さんのタスク管理術は「病的」にも思えるかもしれません。
しかしこの本を読めば、
「何故そのようなタスク管理を行なっているのか?」
「タスク管理ツールに全てを預けることのメリットとは?」
ということが次々と腑に落ちていきます。

他に類を見ないであろう、とても濃く、そしてとてもオススメの一冊です。
「いろんなタスク管理に手をつけてみたけれど、どれも投げてしまった」という方も、
ぜひこの本で「タスク管理とは何か」という、
今まで自分が抱えていた常識をひっくり返してみて欲しいと思います!

タスクについて

タスクにかかる時間を正確に見積もる必要はない。必要なのは、時間を計測すること。それも、見積もり時間を正確に割り出すためではなく、「現実を知るため」。
タスク管理システムがやるべきことは3つ。1:やるべきことを確実にやること 2:やらざるを得ないことをタイミングよくやること 3:より大きな目的を達成すること
「他人と果たすべき約束(やるべきこと)」と「自分がどうしても毎日やらなければならないこと」。どちらも最適なタイミングで思い出せることが大事。「自分が~」の大半はルーチン化できる。
どうも私たちは「タスクリストに描きさえすれば仕事が進む」と思う所があるらしく、やたら詰め込んだリストを作った挙句、できっこないと投げだしてしまう。これを避けるために、タスクにかかる時間を見積もる必要がある。
実際のアクションを管理する「タスク管理ツール」と、長期間のプランも一緒に管理する「プロジェクト管理ツール」。この2つをまとめて扱うのが「タスク管理システム」
予定とタスクは別物。「予定=開始時間が決まっている」「タスク=開始時間が決まっていない」。予定をタスクとして扱うことは可能。
Toodledoの「今日やることリスト」が「タスク管理ツール」、そこからプロジェクト管理ツールなどを回遊する。「今日やることリスト」を見れば、それぞれを買う有するという「タスク」を実行できるようになっていないといけない。
Googleスプレッドシートで将来予測をする。

プロジェクトについて

プロジェクトとは、完了まで2日以上かかり、ルーチン作業だけでは終わらない仕事のこと。締切日があること。「6/30に締め切りの書籍執筆」はプロジェクトだが、「いつか本を書いてみたい」はプロジェクトではない。
プロジェクト管理ツールがしなければならないこと:プロジェクトごとにたくさんのタスクを束ねる・プロジェクトを階層形式に分解できる・タスクごとに日付情報を付けられる・タスクを条件に従って検索できる
プロジェクト名を「フォルダ・プロ管理ツール・タスク管理ツール・共有ツール、メール・行動記録ツール」で必ず統一する。例として「110630大掃除習慣」。締切日が頭にある110630。
「頭で覚えるという仕事から解放させる」事が大事。(タスクの内容や締め切りなどを)記憶するという仕事から解放された頭脳を持つことは気持ちがいい
「テンポラリ・イベント(プロジェクトのサブタスク的なもの)」をEvernoteで一時的に管理する。
プロジェクトを完成させるというのは、必要なタスクをもれなく洗い出して、適切な順番でひとつひとつ実行するプロセスである。まずは工程を書き出すことから始める。
プロジェクトが決まったら、やるべきタスクを書き出してみる→まとめる→順番を入れ替える。このステップを繰り返すと、自分がやろうとしたことがクリアになる。それがすなわち、プロジェクトの計画といえるものである。
プロジェクトを小さな単位に分解する目安は、「タスクを見て即座に実行できるかどうか」が基準。保険セールスを参考に。1.行動できる単位を探す→2.行き詰まったらすぐ別プランを提示する→3.徹底的に日付で管理する
プロジェクトを進めたければ、プロジェクトのタスクには全部日付情報を入れましょう。
仕事を複数人でする場合。目標は必ず数値化できるもので共有する。プロジェクトは階層構造化する。タスクに日付を与える。タスクであることをはっきりさせる。

ルーチンタスクについて

ルーチンタスクの種類は、単発のルーチンタスク(例:通勤)・ルーチンの予定(例:会議)・プロジェクト自体がルーチン化しているもの(例:月末の経費精算) の3つある。
リストを見て、見たままを行動に移すだけだと、楽になる
日次レビュー→週次レビュー→週次スタート
週次スタートでやること:プロジェクト名の統一・一週間の時間計画

編集メモ


ライフハッカー[日本版]さんにインタビューを受けた内容を、「絵がうまくなくても大丈夫! マインドマップを使って脳内整理しよう(前編)」という記事にまとめてもらっています。
後編も近々掲載されるとのことですので、ぜひご覧頂ければと思います♪





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