Gmailの受信トレイとラベルの活用で、メール処理の快適化を目指す【マインドマップ1年生!】
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新年のご挨拶から2週間も経ってしまいました。ああ…すいません。今年も、週1以上の更新を目指して頑張りたいと思います!

さて、今年1発目のネタは、Gmailの運用方法の話。Gmailとは、Googleが提供しているメールサービスのことですね。
私はこのGmailで、私用なメールは勿論、会社のメールも全部まとめて一元管理を行っています。
ただそうなると、受信メールの数が増えますし、休日なのに会社関係のメールが舞い込んできたりといったことも当然のように起こるわけです。
そういうメールをどのように管理するのか?あれこれと試した結果、現状で落ち着きそうなので、自分のためのメモと情報共有を兼ねて、記事にまとめてみました。
現状の私のGmailの状況を軽くまとめたのが、冒頭のマインドマップです。白ヤギさんたら読まずに食べた~♪ってわけで、セントラルイメージはヤギさんです。

受信トレイの表示


まず、Gmailの本拠地とも言えるメイン画面(「受信トレイ」をクリックした際に表示される画面)の表示方法から。
ここは「マルチ受信トレイ」設定を利用して、上から順に

・「本日対応」ラベルのついたメール
・スター付きのメール
・受信トレイ(新規に受信されるメールの入るトレイ)


の3つを表示させています。
受信トレイに舞い込んだメールは、内容に応じて「ラベルをつけて既読」→「アーカイブ」と行い、まずは受信トレイから消してしまいます。
なので、基本的に受信トレイには未読のメールしか残らない、という状態を保っているわけですね。「未読メールトレイ」と置き換えてもいいかも。
読んだものと読んでいないものの混在を防ぐことで、同じメールを何度も読むという無駄な作業の防止にもなります。
そして何より、「休日中に仕事のメールを目に入れない」ことが可能なことによる効果が大きいです。休日中は、仕事のメールはメイン画面には一切表示されないような流れになっているので。
休みの日には、例えタイトルだけでも仕事のメールが目に入ると気分的に疲れる!ってこと、結構ありますからね~。それを隠すだけで、心理的な負担がぐっと減ったことには驚きでした。

ラベルの内容


で、読んだメールに付けるラベルの内容です。色々やりようがあると思うのですが、今の私はこうしています。

・【本日対応】 …今日中に返信、作業を行うメール。受信トレイに常時表示)
・【明日以降対応】 …明日以降に返信、作業を行うメール)
・※後日対応 …明日よりもさらに後の処理でOKなメール
・※控え(一時保管) …処理は終わったが、確認が終わるまで控えておきたいメール(予約確認など)
・内容別の個別ラベル(会社用、依頼の件、アカウント登録、などと簡単な区分をしておきたいもの)


メインは上4つのラベルです。個別ラベルはほぼサブ用で、あまりラベル単位で検索することはありません。
なお、【】や※を使っている理由は、サイドバー表示時のラベルの並び順操作のためです。任意の並び替えが出来ればいいんですけどね~。
で、実際にどういう流れで4つを使い分けているのか、イラストで簡単に説明を描いてみました。





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大体こんな感じです。
ちなみに「明日以降対応」が「明日対応」でない理由は、仕事休みの休日の存在があるから。
休日に届いた「休み明けに処理したい仕事のメール」は、扱いとしては「明日に対応するメール」なのですが、実際の処理日が「明日」にならないことも多いので、「明日以降」と表現をぼやかしているわけですね~。変なところにコダワリがあります(笑)
控えメールは、基本的には処理を経て控えに回ることが多いですが、ネットショップの購入控えなどはダイレクトにこのラベルを付けて受信トレイからアーカイブに回ります。控える必要がなくなったら、ラベルをへっぱがしてアーカイブ行き、ですね。
内容別の個別メールは、フィルタで自動に付くようになっていたり、内容によってぽちっと付けたりします。が、あまり出番がないので本当に気持ち程度の存在ですね。

実際にどう運用するのか?


さてここまでは、新規メールを振り分けるところまでの話。ここからは、実際にメールの処理をどう行っているのかという話です。
といっても難しいことでは全くなく、

(1)朝イチに、「明日以降対応ラベル」を全部「本日対応ラベル」に付け替える
  (※ただし、休日時は行わない)
(2)朝イチに「後日対応ラベル」を覗いて、必要に応じて「本日」のラベルに付け替える
(3)「本日対応ラベル」のメールを処理していく


という流れがあるだけです。「処理するのは、「本日対応ラベル」のあるものだけ!」ということですね。
ランク的に、「本日>明日以降>後日」となっていて、本日対応にまで昇格してようやく処理に至る、というワケです。
あっちもこっちも処理しないと~!とならず、処理すべきメールが一点集中されているので、処理に集中しやすいのがポイントです。

スターはどうしているのか?


スターはまた扱いが特殊で、メイン画面にわざわざ表示させているのも訳があります。

・「本日対応ラベル」内の、処理の優先度づけに使う
・「本日対応ラベル」内の、同内容のメールを関連付けするための目印に使う
・処理は終わっているけど、目に付くところにおいて後で再チェックしたいものの仮置き


こんな感じで、固定した役割を持たせず、必要に応じて適度に役割を与えているといった使い方をしています。
一番多いのは、3つ目かな?これは例えば、メルマガを読んだけれど、その中にあるURLに後でアクセスしたい!とか、そういう場合によく使われます。
処理が終わっているので処理ラベルはつかず、といって控えに入れると見忘れることもある、じゃあスターで表に仮置きしておこう、って感じですね。
スターについてワガママを言うならば、スターのアイコンに「1、2、3…」ってナンバリングがあると嬉しいところですね~。

メールの運用システムは、自分の仕事に合わせた形に!


一応こんな内容で今は落ち着いていますが、またその内変わるかもしれません。
色々試す中で分かったのは、人様の処理方法をそのまま真似するのはなかなか難しいということ。
例えば、ラベルを日付別(1日、2日…31日)と用意する処理方法もあるのですが、私の場合は日付に直接紐付くメールというものが存在しないので、この方法をそのまま真似するのは無理があります。
そこで、処理日の基準を「本日」「明日」「それ以降」とざっくり分けて運用するようにアレンジしたわけですね。

仕事の内容もその活動も、人によって千差万別です。それを加味せず、そのまま真似しようとしても破綻してしまうのは当然といえば当然ですよね。
世に様々ある多様なツールやライフハックは、いかに自分にとって便利な運用方法にアレンジできるか?がキーなのではないかと思います。
アレンジをすることで、まず自分が使いやすい形にできることも勿論ですが、「これは自分が創り上げたものなのだ!」と、その運用方法自体に愛着を持てるようになるのも意外とメリットだったりするものです。
ただ、アレンジするにしても、形だけなぞろうとするとこれまた破綻してしまう可能性があります。
表面をなぞるのではなく、「何故そういう運用方法なのか?」というメンタルモデルを理解した上でアレンジすることが大事なのだろうなと思います。
と、そういった話は、先日感想をブログにも書いた(→「メンタルモデルをインストールする!「仕事をためこまない人になる5つの習慣」)↓この本に詳しいので、改めてオススメします。
新年明けて、身も心も軽やかなうちに、運用しているシステムの見直しを図るのもいいですね!
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